Guide d'import Excel CertPilot : importer vos données en quelques minutes
Vous démarrez avec CertPilot et vous avez déjà des fichiers Excel avec vos employés, formations et habilitations ? Plutôt que de tout saisir à la main, utilisez l'import en masse. Ce guide vous explique pas à pas comment préparer votre fichier pour un import sans erreur, dès la première fois.
1. Pourquoi importer plutôt que saisir manuellement
Saisir 50, 200 ou 500 employés un par un dans une application est non seulement long mais aussi source d'erreurs. L'import Excel vous permet d'intégrer en quelques minutes l'ensemble de vos données existantes, qu'elles viennent d'un SIRH, d'un fichier maison ou d'un export d'un autre logiciel.
CertPilot pousse le concept un cran plus loin : l'import gère simultanémentles employés, le catalogue de formations et les certificats déjà obtenus. Une seule opération suffit pour reconstituer tout l'historique des habilitations de votre entreprise.
2. Télécharger le template CertPilot
Avant tout, téléchargez le fichier modèle officiel CertPilot. Il est disponible directement depuis votre tableau de bord :
- Connectez-vous à votre compte CertPilot et accédez au menu Import / Export.
- Dans la zone d'import, cliquez sur le bouton « Télécharger le template CertPilot ».
- Ouvrez le fichier dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets et complétez-le avec vos données.
Le template contient un exemple pré-rempli sur chaque onglet. Inspirez-vous-en pour comprendre la structure attendue, puis supprimez les lignes d'exemple avant l'import final.
3. Les 3 onglets du fichier
Le template CertPilot est structuré en trois onglets, qui correspondent aux trois entités principales : les employés, le catalogue de formations, et les certificats déjà délivrés. Vous pouvez remplir un, deux ou les trois selon vos besoins.
Onglet Employés
Liste de tous les salariés à intégrer dans CertPilot. Une ligne = un employé.
Champs obligatoires
- Matricule
- Nom
- Prénom
- Date d'embauche
Champs optionnels
- · Téléphone
- · Fonction
- · Service
- · Site
- · Équipe
- · Coût horaire
- · NIR (sécurité sociale)
Onglet Formations
Catalogue des types de formation suivis (habilitations, CACES, SST, etc.).
Champs obligatoires
- Nom de la formation
- Durée (jours)
Champs optionnels
- · Catégorie
- · Service rattaché
- · Code OPCO
- · Concernée par le Passeport Prévention
- · Coût estimé / personne
- · Min/Max participants
Onglet Certificats
Habilitations actuellement valides ou récemment expirées. Une ligne = un certificat.
Champs obligatoires
- Matricule employé
- Nom de la formation
- Date d'obtention
Champs optionnels
- · Date d'expiration
- · Numéro de certificat
- · Centre de formation
- · Notes
4. Règles de remplissage
Quelques règles à respecter pour que l'import passe sans accroc :
- Format des dates : Utilisez le format JJ/MM/AAAA (ex : 15/03/2026) ou AAAA-MM-JJ. Les dates au format texte ou avec des séparateurs exotiques seront rejetées.
- Matricule cohérent entre onglets : Le matricule employé dans l'onglet Certificats doit correspondre exactement à un matricule de l'onglet Employés. La casse, les espaces et les zéros en tête comptent.
- Nom de formation cohérent : Idem pour le nom de formation : il doit matcher exactement entre les onglets Formations et Certificats. CertPilot crée automatiquement les formations manquantes mais peut générer des doublons en cas d'orthographe différente.
- Référentiels (Service, Site, Équipe, Fonction) : Si vous renseignez un service, site ou équipe inconnu, CertPilot le crée automatiquement à l'import et l'ajoute à vos référentiels. Vous pouvez ensuite gérer la liste depuis Paramètres.
- Valeurs vides : Une cellule vide dans une colonne optionnelle est OK. Une cellule vide dans une colonne obligatoire bloquera la ligne (mais pas l'import des autres lignes).
- Encodage du fichier : Utilisez le format .xlsx (Excel 2007+). Les fichiers .xls, .csv ou .ods ne sont pas supportés. Maximum 10 Mo.
5. Vérification automatique avant import
CertPilot ne lance jamais l'import à l'aveugle. Quand vous déposez votre fichier, une étape de vérification analyse tout le contenu et vous présente un récapitulatif :
- Combien d'employés seront créés ou mis à jour
- Combien de formations seront ajoutées ou enrichies dans votre catalogue
- Combien de certificats seront enregistrés
- Quels référentiels (services, sites, équipes) seront créés automatiquement
- Toutes les erreurs détectées avec la ligne et la colonne précises
Aucune donnée n'est intégrée tant que vous n'avez pas cliqué sur « Confirmer l'import ». Si des erreurs sont signalées, corrigez votre fichier et rechargez-le — CertPilot reprendra la validation à zéro.
6. Erreurs courantes à éviter
Voici les pièges les plus fréquents repérés sur les imports clients, et comment les contourner :
Date au format texte
Sélectionnez la colonne dans Excel → clic droit → Format de cellule → Date. Évitez de taper la date entre apostrophes.
Matricules avec zéro en tête perdus
Excel transforme « 00123 » en « 123 ». Forcez le format Texte sur la colonne avant la saisie, ou ajoutez une apostrophe : '00123.
En-têtes modifiés
Ne renommez ni ne supprimez les colonnes du template. CertPilot reconnaît les en-têtes par leur nom exact.
Onglets renommés ou supprimés
Les 3 onglets doivent garder leurs noms d'origine : Employés, Formations, Certificats. Vous pouvez en revanche laisser un onglet vide si vous n'avez rien à importer pour cette catégorie.
Doublons d'employés
Le matricule sert de clé unique. Si un même matricule apparaît deux fois, seule la première occurrence est créée et les suivantes sont signalées en avertissement.
Caractères spéciaux dans les noms
Les apostrophes courbes (’ vs '), les espaces insécables et les guillemets typographiques peuvent casser le matching entre onglets. Préférez la saisie standard clavier.
Astuce
Pour un premier import, commencez par un échantillon de 5 à 10 lignes. Validez le résultat dans CertPilot, ajustez votre fichier si besoin, puis lancez l'import complet en toute confiance. Cette précaution évite de devoir nettoyer 500 fiches employés mal formatées.