Politique de confidentialité

1. Introduction

CertPilot ("nous", "notre", "nos") s'engage à protéger la vie privée des utilisateurs de son service de gestion des formations et habilitations professionnelles.

Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

2. Responsable du traitement

Pour les données personnelles traitées dans le cadre de la fourniture du service à un Client professionnel, CertPilot agit en qualité de sous-traitantau sens de l'article 28 du RGPD ; le Client (employeur) est responsable du traitement. Pour les données traitées en propre par CertPilot (prospects, comptes, facturation, logs de sécurité), CertPilot est responsable de traitement.

Délai d'engagement pour répondre à un exercice de droit RGPD : 1 mois maximumconformément à l'article 12 du RGPD, étendu à 2 mois pour les demandes complexes avec information préalable du demandeur.

3. Données collectées

Nous collectons les catégories de données suivantes :

3.1 Données d'identification des employés

• Nom et prénom
• Photo d'identité (optionnelle)
• Poste occupé
• Service / département
• Date d'embauche
• Matricule interne

3.2 Données de formation

• Historique des formations suivies
• Certificats et attestations
• Dates de validité des habilitations
• Besoins de formation identifiés
• Signatures électroniques

3.3 Données liées au Passeport de Prévention

Dans le cadre de l'obligation employeur instaurée par le décret n° 2025-748 du 1er août 2025 (article L4141-5 du Code du travail), les catégories suivantes peuvent être traitées :

• Numéro d'identification au répertoire (NIR) — 13 chiffres, obligatoire pour la déclaration à la plateforme nationale. Stocké sur notre base en Union Européenne, jamais exposé dans les interfaces consultables par des tiers.
• Nom de naissance du salarié (si différent du nom d'usage)
• Modalité de formation (présentiel / distanciel / mixte), qualification du formateur, codes RNCP / Formacode / NSF / ROME
• Référence horodatée de chaque déclaration exportée (pour audit)

Le NIR n'est ni utilisé pour identifier l'employé dans l'interface utilisateur, ni affiché sur le passeport QR code. Il sert exclusivement à la génération du fichier officiel déposé sur prevention.moncompteformation.gouv.fr (Caisse des Dépôts).

3.4 Données de connexion

• Adresse email professionnelle
• Logs de connexion
• Adresse IP
• Historique des actions (audit trail)

4. Finalités du traitement

Vos données sont traitées pour :

• Gestion des formations :suivi des habilitations, alertes d'expiration, planification des sessions
• Génération de documents : passeports formation, convocations, attestations
• Déclaration au Passeport de Prévention national : préparation du fichier officiel exigé par l'article L4141-5 du Code du travail et déposé par l'employeur sur la plateforme de la Caisse des Dépôts.
• Conformité réglementaire : respect des obligations légales en matière de formation professionnelle
• Audit et traçabilité : historique des actions pour les contrôles et audits
• Amélioration du service : statistiques anonymisées, analyse des usages

5. Base légale du traitement

Les traitements de données sont fondés sur :

• L'exécution du contrat : fourniture du service CertPilot
• L'obligation légale : respect des obligations en matière de formation professionnelle (Code du travail)
• L'intérêt légitime : sécurité, amélioration du service, prévention des fraudes
• Le consentement : pour les cookies non essentiels et les communications marketing

6. Destinataires des données

Vos données peuvent être communiquées à :

• Votre employeur : responsable de la gestion de vos formations
• Les centres de formation: dans le cadre de l'inscription aux sessions
• Nos sous-traitants techniques: hébergement (Railway — Pays-Bas, UE), envoi d'emails (Brevo — France, UE), paiements (Stripe — États-Unis, DPF+CCT), génération de QR codes (api.qrserver.com — UE), supervision de disponibilité (Better Stack — République Tchèque, UE)
• Les autorités: en cas d'obligation légale

Nous ne vendons jamais vos données à des tiers.

7. Durée de conservation

8. Transferts hors UE

L'hébergement de vos données est réalisé en Union Européenne (Railway, Pays-Bas — région europe-west4), l'envoi d'emails transactionnels par Brevo, hébergé en France 🇫🇷, et la supervision publique de disponibilité par Better Stack, hébergé en République Tchèque 🇨🇿. Un seul sous-traitant technique est établi aux États-Unis :

• Stripe (traitement des paiements) — certifié Data Privacy Framework (DPF) et clauses contractuelles types (CCT)

Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées :

• Clauses contractuelles types de la Commission européenne (Art. 46 RGPD)
• Data Privacy Framework (DPF) pour les transferts vers les USA

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie
• Droit de rectification : faire corriger les données inexactes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données
• Droit à la limitation : restreindre le traitement de vos données
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données

Les utilisateurs disposant d'un compte CertPilot (Administrateur / Manager) peuvent exercer directement leurs droits d'effacement et de portabilité depuis leur profil (rubrique Mes droits RGPD) sans intervention de notre part.

Pour tout autre demande, contactez notre DPO à dpo@certpilot.eu

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr

10. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS)
• Chiffrement des données au repos (AES-256)
• Authentification sécurisée (bcrypt, 2FA TOTP optionnelle)
• Contrôle d'accès strict basé sur les rôles
• Sauvegardes quotidiennes (RTO 4h / RPO 24h)
• Audit trail complet
• Notification des violations sous 48h maximum
• Scan automatisé des dépendances (Dependabot)

Le détail complet est consultable sur la page Sécurité & disponibilité et la disponibilité en temps réel sur status.certpilot.eu.

11. Intelligence artificielle

Aucune donnée personnelle traitée par CertPilot n'est utilisée pour entraîner, affiner ou évaluer des modèles d'intelligence artificielle, qu'ils soient internes ou opérés par des fournisseurs tiers. Aucune donnée client n'est partagée avec un fournisseur d'IA générative dans le cadre du fonctionnement nominal du service.

12. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Les modifications seront publiées sur cette page avec une nouvelle date de mise à jour. Pour les modifications importantes, nous vous informerons par email ou via une notification dans l'application.

13. Contact

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou vos données personnelles :